Organizare evenimente corporate nu este deloc o misiune simplă. Din acest motiv, multe companii aleg să amâne un astfel de proiect sau chiar să renunțe la idee. În lipsa unei persoane cu puțină experiență în domeniu sau dacă bugetul este limitat, planurile ajung rapid pe „stand by”.
Totuși, nu întotdeauna resursele financiare sunt problema. Există și situații în care compania dispune de buget și de oameni entuziaști care își doresc să pună pe picioare un eveniment, dar lipsește know-how-ul. Fără un plan bine structurat, rezultatul riscă să fie un eveniment improvizat, care nu reușește să transmită mesajul dorit sau să-și atingă obiectivele.
Stabilește clar de ce faci evenimentul
Primul pas este, fără îndoială, definirea scopului. Fiecare eveniment are un obiectiv – dar greșeala frecventă a organizatorilor, inclusiv a celor cu experiență, este să sară peste această etapă și să atribuie un scop abia după ce au început organizarea. În lipsa unei direcții clare, planul devine fragmentat, iar participanții nu înțeleg cu adevărat ce li se transmite.
Întreabă-te de la început: ce vrei să obții? Poate dorești să oferi un training care să dezvolte abilități noi angajaților. Sau vrei să marchezi o realizare importantă – de exemplu, un număr record de vânzări ori aniversarea unui deceniu de activitate. Uneori, obiectivul este să creezi coeziune între echipe printr-un team-building, iar alteori să prezinți o inovație sau să introduci un nou departament.
Odată stabilit scopul, vei vedea cât de simplu este să alegi celelalte detalii: programul, tipul de activități sau chiar locația. De exemplu, un workshop practic poate fi organizat într-un spațiu mai restrâns și prietenos, în timp ce o gală aniversară cere o locație elegantă și un scenariu bine pus la punct.
Alege o temă relevantă, dar și plăcută
Scopul este fundația, însă tema este cea care dă culoare și personalitate evenimentului. Ea influențează atmosfera, gradul de implicare al participanților și modul în care informațiile sunt percepute.
Un pericol des întâlnit este alegerea unei teme „perfecte” doar în viziunea organizatorului. Ceea ce pare potrivit pe hârtie poate părea rigid și plictisitor în realitate. Iar un public neatent sau lipsit de entuziasm este un semn clar că mesajul nu a fost transmis eficient.
Creează strategii pentru reținerea informațiilor
Majoritatea evenimentelor corporate implică transmiterea de informații noi – fie că vorbim de cifre, planuri de viitor sau prezentarea unor produse și servicii. Problema apare atunci când mesajele se pierd imediat ce evenimentul se termină.
De aceea, e esențial să gândești din timp metode prin care informațiile să fie reținute și aplicate. Înregistrările video ale prezentărilor cheie pot fi puse ulterior la dispoziția angajaților. Chestionarele rapide pot testa nivelul de înțelegere și pot oferi organizatorilor un feedback valoros. Grupurile de discuții sau sesiunile de tip brainstorming îi pot încuraja pe participanți să aplice ceea ce au aflat în contextul propriei activități.
Aceste instrumente nu doar că asigură continuitatea mesajului, dar dau și un plus de valoare evenimentului: participanții simt că timpul lor a fost bine investit și că pot folosi în mod concret informațiile primite.
Sprijin profesionist pentru un eveniment memorabil
Ideile de mai sus reprezintă doar o bază de pornire. În realitate, organizarea unui eveniment corporate presupune mult mai multe detalii: alegerea furnizorilor potriviți, negocierea contractelor, planificarea logistică, gestionarea invitațiilor și, bineînțeles, coordonarea în ziua evenimentului.
Dacă îți dorești ca evenimentul tău corporate să iasă impecabil, alegerea locației potrivite face jumătate din muncă. Un spațiu dedicat, gândit pentru astfel de ocazii, îți oferă nu doar cadrul ideal, ci și liniștea că detaliile logistice sunt deja acoperite.
La IMZA, punem la dispoziție o locație pregătită pentru evenimente corporate de orice tip și, în măsura posibilităților, te sprijinim și cu partea de organizare. Astfel, ideile tale prind contur într-un cadru profesionist, iar tu câștigi timp și energie pentru a te concentra pe ceea ce contează cu adevărat: participanții și mesajul pe care vrei să-l transmiți.
